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Putting Microsoft 365 Copilot to Work: AI Across Office Documents and Microsoft Teams

Background

The client was drowning in Word, Excel, and PowerPoint documents and back-to-back meetings. They wanted to find out whether Microsoft 365 Copilot would genuinely boost productivity — but weren't sure how to fold it into their day-to-day Microsoft Teams workflows while protecting sensitive internal information. They brought us in to pilot Copilot safely and integrate it into real work.

Challenge

The goal was to prove Copilot's value concretely and embed it where it mattered most. That meant demonstrating faster Office document work, integrating Copilot into Teams meetings and chat, and doing it all without weakening existing access permissions or data governance — and it had to actually be adopted and used in both Japanese and English.

Strategy

• Use-Case Discovery & Evaluation Design: Interviewed each department to pinpoint the highest-value workflows across document creation, meetings, and analysis, then designed clear success metrics and a scoped pilot to measure impact.
• Microsoft 365 Copilot Pilot Rollout: Assigned licenses, configured the tenant, and rolled Copilot out to a pilot group — grounded via Microsoft Graph on the company's own SharePoint and OneDrive documents.
• Streamlined Office Document Work: Established Copilot workflows across Office: drafting, summarizing, and rewriting in Word; formulas and data analysis in Excel; and auto-generating PowerPoint decks from existing documents.
• Integrated into Microsoft Teams: Brought Copilot into Teams meetings for real-time recaps and action items, into Teams chat, and built a custom Copilot agent (declarative agent) grounded in company knowledge so staff could ask questions right inside Teams.
• Governance & Security: Applied sensitivity labels and Microsoft Purview / DLP, and scoped permissions so Copilot only surfaces content a user can already access — keeping confidential data safe throughout.
• Adoption & Training: Created bilingual (Japanese & English) prompt playbooks and trained departmental champions, building habits so Copilot kept being used long after the pilot.

Results

• Dramatically reduced document creation time across Word, Excel, and PowerPoint
• Teams meetings now auto-generate recaps and action items, slashing note-taking overhead
• Deployed a custom Copilot agent inside Teams that answers from company knowledge
• Achieved a secure rollout that fully preserved existing permissions and data governance
• Reached high usage and adoption in both Japanese and English

Conclusion

This case study shows that Microsoft 365 Copilot delivers real value when it is grounded in your own data, integrated where work actually happens (Teams), and properly governed. By putting Copilot to work across both Office documents and Teams, the client achieved visible time savings and strong adoption without sacrificing security. AI pays off not when it is merely deployed, but when it is safely integrated into the flow of work.

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Microsoft 365 Copilotを実戦投入：OfficeドキュメントとTeamsにAIを統合

背景

クライアントは膨大なWord・Excel・PowerPointのドキュメントと、終わらない会議に追われていました。Microsoft 365 Copilotが本当に生産性を高めるのかを見極めたいと考えていましたが、社内のセンシティブな情報を守りながら、Microsoft Teamsの日々のワークフローに自然に組み込む方法が分からずにいました。私たちは、安全にCopilotを試験導入し、実際の業務に統合するパートナーとして声をかけられました。

課題

目標は、Copilotの効果を具体的に検証し、最も価値の高い業務に組み込むことでした。そのためには、Officeドキュメント作成の効率化を実証し、Teamsの会議やチャットにCopilotを統合し、なおかつ既存のアクセス権限とデータガバナンスを一切損なわないことが求められました。さらに、日本語と英語の両方で実際に使われ、定着する必要がありました。

戦略

• ユースケースの発見と評価設計: 部門ごとにヒアリングを行い、ドキュメント作成・会議・分析の中から最も効果が見込めるワークフローを特定。効果を測るための明確な評価指標とパイロット範囲を設計しました。
• Microsoft 365 Copilotのパイロット導入: ライセンス割り当てとテナント設定を行い、SharePoint / OneDrive上の社内ドキュメントにMicrosoft GraphでグラウンディングしたCopilotを限定ユーザーに展開しました。
• Officeドキュメントの効率化: Wordでの下書き・要約・リライト、Excelでの数式作成とデータ分析、既存ドキュメントからのPowerPoint自動生成など、Office全体でCopilotを活用するワークフローを確立しました。
• Microsoft Teamsへの統合: Teams会議のリアルタイム要約とアクションアイテム抽出、チャットでのCopilot活用に加え、社内ナレッジにグラウンディングしたカスタムCopilotエージェント（宣言型エージェント）を構築し、Teams内から直接質問できるようにしました。
• ガバナンスとセキュリティ: 秘密度ラベルとMicrosoft Purview / DLPを適用し、Copilotがユーザー本人が既にアクセスできる情報のみを参照するよう権限スコープを徹底。機密データの漏えいリスクを抑えた安全な構成にしました。
• 定着支援とトレーニング: 日本語・英語の両方でプロンプト集（プレイブック）を整備し、各部門のチャンピオンを育成。実際に使われ続ける仕組みづくりまで伴走しました。

結果

• Word・Excel・PowerPointのドキュメント作成時間を大幅に短縮
• Teams会議の要約とアクションアイテムが自動生成され、議事録作成の負担が激減
• 社内ナレッジに基づいて回答するカスタムCopilotエージェントをTeams内に実装
• 既存の権限とデータガバナンスを完全に維持した安全な導入を実現
• 日本語・英語の両方で高い利用率と定着を達成

結論

このケーススタディは、Microsoft 365 Copilotが「自社のデータにグラウンディングされ」「業務が実際に行われる場所（Teams）に統合され」「適切にガバナンスされた」ときに本当の価値を発揮することを示しています。OfficeドキュメントとTeamsの両方でCopilotを活用することで、クライアントはセキュリティを犠牲にすることなく、目に見える時間短縮と高い定着を実現しました。AIは単に導入するだけでなく、安全に統合してこそ成果につながります。